Datenschutzerklärung für das System „Kundenklingel“

(SaaS-Portal, Mitarbeiter-App & POS-Displays)
Stand: Oktober 2026 (Version 2.0)
Abrufbar unter: kundenklingel.de/datenschutz

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung unseres Systems „Kundenklingel“ (bestehend aus Kundenportal/Web-App, Mitarbeiter-App und POS-Displays).

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
NetCom Solutions GmbH
Reuterweg 21, D-53902 Bad Münstereifel, Deutschland
Vertreten durch: Stefan Schmitz, Jochen Schmitz
Amtsgericht Bonn, HRB 11767
E-Mail: info@netcom-solutions.org

Hinweis zur Auftragsverarbeitung: Soweit Sie das System „Kundenklingel“ im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses nutzen, ist Ihr Arbeitgeber (unser Kunde) der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Die NetCom Solutions GmbH handelt in diesem Fall als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

2. Datenverarbeitung bei Nutzung der Kundenklingel-Systeme

a) Nutzung des Kundenportals / Web-Dashboards

Beim Zugriff auf das Portal zur Verwaltung von Filialen, Displays, Benachrichtigungen, Tarifen und Nutzerrechten verarbeiten wir:

• Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort (verschlüsselt), Rolle/Rechte, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Logins, Rechnungs- und Zahlungsdaten.
• Zweck: Bereitstellung der Admin-Schnittstelle, Authentifizierung, Vertragsabwicklung, Vorbeugung von Missbrauch.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Systemsicherheit).
• Server-Logfiles: Erfassung von IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Browser-Typ und Betriebssystem. Löschung erfolgt automatisch nach spätestens 14 Tagen.

b) Nutzung der Kundenklingel Mitarbeiter-App (Mobile App)

• Verarbeitete Daten: Nutzeridentifikator, Gerätekennungen (Push-Tokens), App-Version, Login-Zeiten, Statusaktionen (Zeitstempel bei Quittierung/Übernahme eines Klingelsignals).
• Mitarbeiterprofile auf POS-Displays: Sofern im System aktiviert, werden Vor- und Nachname sowie das Profilbild der zuständigen Mitarbeiter öffentlich auf den POS-Klingel-Tablets angezeigt. Diese Funktion kann im Admin-Dashboard jederzeit deaktiviert werden.
• Erweiterte Betriebs- & Standortdaten: Gespeichert werden Verfügbarkeitsstatus der Mitarbeiter, GeoFence-Standortstatus (sofern freigegeben), Dienstpläne sowie die historische Ruf-Dokumentation mit Personenbezug.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effizienter Betriebsablauf).

c) POS-Displays / Serviceklingeln & Werbeeinblendung

• Impulssignale: Beim Auslösen eines Klingelsignals durch Besucher werden technische Impulssignale und Zeitstempel verarbeitet.
• Systemüberwachung der Tablets: Zur technischen Funktionsüberwachung und Diebstahl-/Missbrauchsschutz übermitteln die Klingel-Tablets alle 5 Minuten ein internes Bildschirmfoto (Screenshot), den Namen des verbundenen WLAN-Netzwerks sowie die IP-Adresse an unsere Verwaltungsserver.
• Werbeeinblendung im Free-Tarif: Im kostenlosen Free-Tarif werden auf den POS-Displays Werbeanzeigen dritter Werbekunden eingeblendet. Die Auswahl der Werbeinhalte erfolgt ortsbezogen basierend auf der hinterlegten Postleitzahl und dem Ort des POS-Standorts. Es werden hierbei keine personenbezogenen Daten der Endkunden/Besucher an Werbepartner übermittelt.

3. Einsatz von Dienstleistern & Unterauftragsverarbeitern

Zur Bereitstellung unseres Dienstes setzen wir folgende Dienstleister ein:

1. Hosting & Serverinfrastruktur: Hetzner Online GmbH, Deutschland (Rechenzentren in der EU, ISO 27001 zertifiziert).
2. Push-Benachrichtigungsdienste:
   • Apple Push Notification service (APNs), Apple Inc., USA.
   • Firebase Cloud Messaging (FCM), Google LLC, USA. (Absicherung über EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln).
3. E-Mail-Versand (Portal & Systemnachrichten): Mailjet GmbH (Versand von Transaktions-E-Mails, Passwort-Resets, Rechnungen).
4. Bürokommunikation & Support-E-Mail: Microsoft Ireland Operations Limited / Microsoft 365 (Empfang und Bearbeitung von Kunden- und Supportanfragen an @kundenklingel.de).
5. Zahlungsabwicklung: Mollie B.V. (Niederlande) sowie PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg) zur sicheren Abwicklung von Online-Zahlungen.
6. Geräteverwaltung (Mobile Device Management): Google Android Management API (Google LLC) zur Fernwartung und Absicherung der Klingel-Tablets.
7. Karten- & Adressdienste: OpenStreetMap Foundation sowie Geokodierungsdienste von Apple Inc. und Google LLC zur Standortanzeige in der App.
8. Sprachausgabe (Text-to-Speech): Sprachausgabe-Dienst von Microsoft (Microsoft Edge) zur akustischen Signalausgabe.

Bis zur Umstellung auf eine rein lokale Einbindung (geplant mit Portal-Version 3.2.8) lädt das Portal zusätzlich: Schriftarten von Google Fonts (Google Ireland Ltd.), Programmbibliotheken über die Auslieferungsnetze jsDelivr und unpkg, eine Abfrage der öffentlichen IP-Adresse der Klingel- und Mitarbeitertablets über ipify, die Darstellung des QR-Codes zur Einrichtung der Zwei-Faktor-Anmeldung über goqr.me (QR-Server) sowie die Logos der Zahlungsarten im Bestellvorgang von den Servern der Mollie B.V. Dabei wird die IP-Adresse des Aufrufenden an diese Anbieter übermittelt.

4. Speicherdauer und Löschung von Daten

• Logfiles: Werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
• Ruf-Historie & Ereignisdaten: Werden im System für bis zu 2 Jahre gespeichert und anschließend automatisch gelöscht, sofern einzelvertraglich nichts anderes vereinbart ist.
• Inaktive Free-Konten: Wird ein Konto im Free-Tarif 90 Tage lang nicht genutzt, wird es deaktiviert. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden alle personenbezogenen Daten gemäß den Bestimmungen der AVV gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungsdaten für 10 Jahre) entgegenstehen. Stillgelegte Konten im Free-Tarif werden 12 Monate nach der Stilllegung nach vorheriger Ankündigung per E-Mail gelöscht.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15), Recht auf Berichtigung (Art. 16), Recht auf Löschung (Art. 17), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Widerspruchsrecht (Art. 21). Ebenso haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen – LDI NRW).